KAS KECIL (PETTY CASH)

A.      Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan Perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran/biaya operasional yang jumlahnya relatif kecil. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. 

Adapun pemegang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja. Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

B.       Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Perusahaan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau staf melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan/Operasional yang mempergunakan dana secara mendadak dan  tidak terencana.

C.       Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

D.      Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

E.       Metode pencatatan Kas Kecil

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran pemegang kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya. Dan bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

 ·   Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

 ·        Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut :

1.        Kas Kecil                                                Rp xxx,-   
                   Kas                                                            Rp xxx,-
       (Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)

2.     Pada saat terjadi pengeluaran, kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan mengisi kas kecil kembali

 

3.        Beban Perlengkapan Kantor                   Rp xxx,   
Beban Perangko                                     Rp xxx,   
Beban Representasi                                Rp xxx,-   
            Kas                                                            Rp xxx,-
(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali)

4.        Kas                                                          Rp xxx,-   
            Kas Kecil                                                   Rp xxx,-
 (Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode)

Metode Fluktuasi  

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemegang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil. Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

1.        Kas Kecil                                                Rp. xxx
                 Bank                                                            Rp. xxx

       (mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)

 2.        Beban langganan Surat Kabar                Rp. xxx
                 Kas Kecil                                                     Rp. xxx

       (Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar “langganan”)

 3.        Beban Listrik                                          Rp. xxx
                   Kas Kecil                                                  Rp. xxx

       (membayar beban Listrik)

 4.        Kas Kecil                                                Rp. xxx
                   Bank                                                          Rp. xxx

              (Mencatat pengisian Kembali kas kecil)

F.        Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:

1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)

G. Contoh soal !

PT. XXXX mulai 1 April 2010 membentuk kas kecil dengan menggunakan metode dana tetap (imprest method) dan metode fluktuasi (fluktuation method). Pengisian kembali kas kecil setiap seminggu sekali pada awal bulan. Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000. uang tersebut di serahkan kepada kasir kas kecil.

Selama seminggu pertam selam bulan april kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian sebagai berikut :

Pembayaran perlengkapan               Rp    70.000
Pembayaran telepon                        Rp    60.000
Pembayaran rekening listrik             Rp    80.000
Pembelian perlengkapan                  Rp    50.000
Pembayaran beban lain-lain             Rp    40.000

                                    Jumlah          Rp. 300.000

Dik     : Saldo Rp 2.500.000

Diminta:
a. Metode Dana Tetap (Imprest Method)
b. Metode Fluktuation (Fluktuation Method )

Penyelesaian !
 

Metode Dana Tetap (Imprest Method)
Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000, di buat dalam bentuk jurnal.
Jurnal Pembentukan Kas Kecil

     1 April     Kas kecil                    350.000
                            Kas                                 350.000

Selama seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

3 April membeli perlengkapan                            Rp   70.000
4 April membayar rekening telepon                    Rp   60.000
5 April membayar rekening listrik                       Rp   80.000
6 April membeli  perlengkapan                           Rp   50.000
7 April membayar bensin                                   Rp   40.000 +
                                                  Jumlah             Rp. 300.000

Transaksi di atas oleh kasir kas kecil akan di catat dalam buku kas kecil sbb:
 

Buku Kas Kecil
Tanggal           Keterangan                      Debet                     Kredit         Saldo
1 April             Pembentukan kas kecil    350.000        -                           350.000
3 April             Perlengkapan                                                 70.000        280.000
4 April             Rekening telepon                                           60.000        220.000
5 April             Rekening listrik                                              80.000        140.000
6 April             Perlengkapan                                                 50.000          90.000
7 April             Bensin                                                            40.000         50.000


Pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali , rinciannya sbb:
Jurnal Pengisian Kembali Kas
    
10 April           Perlengkapan                   120.000   
                        Beban telepon                   60.000   
                        Beban listrik                      80.000   
                        Beban bensin                     40.000   
                                    Kas                                    300.000


Dari jurnal di atas, kas kecil tidak mengalami perubahan, saldo kas kecil tetap Rp. 350.000 dan di posting kedalam buku besar kas kecil.

Buku Besar Kas Kecil

 Tanggal       Keterangan             Debet              Kredit         Saldo
1 April          Saldo                                                                2.500.000
1 April          Kas kecil                                       350.000      2.150.000
10 April        Perlengkapan                                 120.000      2.030.000
                     Beban telepon                                 60.000      1.970.000
                     Beban listrik                                    80.000      1.890.000
                     Beban bensin                                  40.000      1.850.000

Jadi saldo kas kecil pada tanggal 31 April adalah sebesar Rp 1.850.000

Metode Fluktuation (Fluktuation Method)

Jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut:

Jurnal Pembentukan Kas Kecil
  1 April        Kas kecil                            350.000   
                                    Kas                                  350.000

Selama seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

  3 April membeli perlengkapan              Rp   70.000
  4 April membayar rekening telepon      Rp   60.000
  5 April membayar  rekening listrik        Rp   80.000
  6 April membeli  perlengkapan             Rp   50.000
  7 April membayar bensin                      Rp   40.000 +
                                    Jumlah                Rp. 300.000

Setiap terjadi pengeluaran kas harus di buatkan jurnal sbb :

Jurnal
   
  3 April Perlengkapan                            70.000   
             Kas kecil                                               70.000
  4 April Beban telepon                           60.000   
             Kas kecil                                               60.000
  5 April Beban listrik                             80.000   
             Kas kecil                                               80.000
  6 April Perlengkapan                            50.000   
             Kas kecil                                               50.000
  7 April Beban bensin                            40.000   
             Kas kecil                                               40.000

Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil, pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali sebesar  Rp200.000 maka jurnalnya :

Jurnal Pengisian Kembali Kas

 10 April Kas kecil                                  200.000
              Kas                                                       200.000

Setelah pengisian kembali, saldo kas kecil sebesar Rp 250.000 (tidak seperti semula) yaitu Rp.300.000, jadi berfluktuasi lebih kecil.

Buku Kas Kecil

Tanggal Keterangan                               Debet       Kredit             Saldo
1 April   Pembentukan kas kecil             350.000                           350.000
3 April   Perlengkapan                                            70.000            280.000
4 April   Beban telepon                                           60.000            220.000
5 April   Beban listrik                                              80.000            140.000
6 April   Perlengkapan                                            50.000              90.000
7 April   Beban bensin                                            40.000              50.000
8 April   Pengisian kembali                     200.000                           250.000